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Fuente: Elaboración propia 1 Diciembre 2014

Desde el 1 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas

Las empresas que presten algún tipo de servicio a las Administraciones Públicas deberán emitir facturas en formato electrónico a partir del 15 de enero de 2015 de acuerdo con la Ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Factura electrónica
Factura electrónica

Antes de nada cabe destacar que la factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y cuya  expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

¿A quién afectará esta obligación?

Este cambio sólo afectará a determinadas sociedades. Por tanto, los profesionales o empresarios individuales no se verán afectados por esta obligación y podrá seguir emitiendo todas sus facturas en papel.  En concreto, la Ley 25/2013 establece que estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas;

b) Sociedades de responsabilidad limitada;

c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;

d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;

e) Uniones temporales de empresas;

f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Esta obligación afectará a la Administración General del Estado, a las Comunidades Autónomas y a la Administración Local además de a organismos autónomos, universidades públicas., entidades de derecho público, órganos constitucionales y mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros. Además, quedan excluidos las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, y las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Hay dos formas de hacerlo: mediante un programa informático que cree facturas electrónicas y mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica. También puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos: estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1), estar firmadas electrónicamente e indicar el destinatario de la factura electrónica.

¿Cómo se firma electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido. El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indicar el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica identificando oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP.se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas o mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

¿Qué hay que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?

Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

En este sentido cabe hablar de FACe que es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha.

La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc.

Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.

El punto ofrece  un Portal web  para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática.

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