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Fuente: Elaboración propia 16 Marzo 2015

Todos los libros de los empresarios se deberán legalizar telemáticamente

El pasado 12 de Febrero de 2015, la Dirección de los Registros y el Notariado publicó una instrucción sobre la legalización de libros de los empresarios que estableció la obligatoriedad de que todos éstos se presentaran y se legalizaran por vía telemática, tal y como lo establece la Ley 14/2013 de 27 de Septiembre de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Presentación telemática de libros
Presentación telemática de libros

Con la entrada en vigor de esta instrucción, todos los libros que, obligatoriamente los empresarios deben llevar, deben ser cumplimentados, presentados y legalizados en soporte electrónico sin poder presentarse físicamente ante el registro Mercantil competente como venía ocurriendo hasta el momento.

La mayoría de estos libros ya se estaban presentando telemáticamente, pero la legalización de los libros de actas se seguía haciendo de manera presencial en el Registro Mercantil correspondiente.  A partir de esta instrucción, la presentación de dichos libros para su legalización en el registro Mercantil competente deberá hacerse por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. De este modo, no podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 libros encuadernados en blanco para su posterior utilización, libros no encuadernados en blanco y formados por hojas móviles o libros en soporte papel o electrónico que no se hayan presentada telemáticamente.

Por otro lado, los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013 y, una vez finalizado el ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia, que se acreditará en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior se procederá al cierre del libro en cuestión trasladando dicho asiento, contrato o acta al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.

Cada uno de los libros que se presenten telemáticamente debe contener los siguientes elementos:

- Libros legalizados: Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Balances de comprobación, Inventario, Balances, Memoria, Mayor, Libro de Pérdidas y Ganancias, IVA, Facturas emitidas. Facturas recibidas. Detalle del diario, Registro de Acciones Nominativas, Registro de Socios, Libro de Actas, Libro de Actas del Consejo, Libro de Detalle de Actas del Consejo, Libro – Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal u otros.

- Archivo Nombres TXT: Fichero que contiene los nombres de los ficheros correspondientes a cada uno de los libros cuya legalización se pretenda. Cada línea de texto separada con intro deberá indicar el nombre de cada uno de los libros legalizados y sólo se permitirá la presentación de un máximo de 9 libros correlativos por cada tipo y el nombre de esos ficheros será el correspondiente a cada tipo de libro.

- Archivo de DATOS.TXT: Fichero de datos correspondientes a la solicitud y la certificación que se debe ajustar a la tabla de contenidos que establece la Ley.

- Rutina de cálculo de huella digital.

Todos estos contenidos deberán estar comprimidos en un Archivo ZIP que se enviará telemáticamente a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

 

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