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Fuente: Elaboración propia 27 Septiembre 2013

La legalización obligatoria de libros de empresarios en formato electrónico

La Ley de Emprendedores establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, y por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

Con esta medida se acortan los plazos y nacen nuevas obligaciones para las empresas
Con esta medida se acortan los plazos y nacen nuevas obligaciones para las empresas

La nueva Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (la que comúnmente conocemos y venimos denominando como, “Ley de Emprendedores”), cuya publicación en el BOE está pendiente para este mes de septiembre,  establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las dis­posiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nomi­nativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascu­rran 4 meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

 Legalización voluntaria de libros de detalle de actas o grupos de actas

Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera feha­ciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

El registrador comprueba el cumplimiento de los requisitos formales y la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase. El hecho de la legalización se certifica electrónicamente con código de validación.

Novedades

Como novedades de esta norma señalamos las siguientes:

- Ya sólo es posible la formación de libros en formato electrónico. Esto supone un coste añadido al tener que adecuar su forma de llevanza de contabilidad a formatos digitales.

 - La legalización de los libros obligatoriamente debe ser telemática.

 - También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios. Nos parece que ello, aunque supone un incremento de la seguridad jurídica, no es necesario pues en cuanto al libro de actas de juntas generales lo normal será que sólo conste una anualmente, la aprobatoria de las cuentas anuales, y respecto de los otros libros, de socios y acciones nominativas,  lo normal es que en la generalidad de los años carezcan de apuntes pues estos sólo se producirán cuando haya un cambio en los socios de la sociedad. Por tanto norma interesante pero que incrementa, sin una estricta necesidad, la documentación societaria y los costes de la legalización.

¿Para cuándo entrará en vigor? ¿A qué ejercicios afecta?

La Ley de emprendedores no regula un régimen transitorio de adaptación para la presentación telemática, por lo que en principio, esta modificación o novedad entraría en vigor inmediatamente, después de su publicación en el BOE.

Se podría entender, salvo criterio jurídico diferente o aclaración de la administración, que la obligación de llevanza exclusivamente electrónica y de presentación exclusivamente telemática se aplicaría al ejercicio cerrado en diciembre de 2013 o antes, en su caso, pero siempre después de la promulgación de la Ley, de forma que en el ejercicio en el que nos encontramos se puedan seguir legalizando, tanto libros en papel, como libros digitales presentados físicamente.

Libros de actas

Debemos recordar que el Reglamento del Registro Mercantil establece que la sociedad podrá llevar un libro de actas para cada órgano, y que no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción.

Por tanto, a los libros digitales presentados telemáticamente y comprensivos del libro de actas anual, deberá acompañarse, en formato físico, único existente hasta ahora, los libros de actas anteriores inutilizando las hojas en blanco que todavía pudieran contener.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

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