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Fuente: Elaboración Propia 18 Junio 2015

¿Son válidas fiscalmente las facturas enviadas por correo electrónico?

Enviar a los clientes las facturas por correo electrónico o a través de cualquier plataforma que permita su visualización, impresión, registro contable y archivo supone un ahorro de tiempo y costes muy importante para las empresas pero ¿Son válidas fiscalmente las facturas enviadas en formato PDF a través del correo electrónico? ¿Qué requisitos y características debe tener esa factura para que sea admitida por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) a efectos de IVA?

Factura electrónica
Factura electrónica

Las facturas en tanto en cuanto son el documento justificativo de la realización de operaciones con terceros así como de la repercusión de las cuotas del IVA asociadas a dicha operación y el justificante documental de haber soportado las correspondientes cuotas del IVA con el que cuenta el destinatario de las operaciones para justificar el derecho a la deducción de las cuotas del IVA soportado, tiene que cumplir una serie de requisitos y características contemplados en el Reglamento de Facturación así como el la Ley 37/1992 del IVA.

Requisitos para que una factura electrónica sea válida fiscalmente

Así, para que una factura electrónica, que no es otra cosa que aquella enviada mediante medios telemáticos, sea válida fiscalmente debe reunir los siguientes requisitos:

- Debe contener los datos del emisor y receptor, el número, fecha de expedición así como una descripción de los productos y servicios y un desglose del IVA.

- El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante correo electrónico.

- Se debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del mismo enviando la factura a través de un correo electrónico corporativo de la empresa y en formato PDF para que no se pueda modificar su contenido. También se admiten formatos XML, HTML, GIF o JPG que no puedan ser modificados ni alterados.

En este sentido, antes de la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación, las facturas electrónicas debían contener una firma electrónica avanzada, un sistema de intercambio electrónico de datos o bien otros medios que los interesados hubieran comunicado a la AEAT previamente a su utilización. Sin embargo, en la actualidad, Hacienda permite que las facturas sean en formato papel o electrónico siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

En definitiva, la AEAT exige que los controles de gestión de la facturación permitan crear una pista de auditoría fiable tal y como se establece en la Consulta V0340-15 de la Dirección General de Tributos de tal manera que se cree una correcta conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios documentada en la misma.  Así, ante cualquier inspección se podrá acreditar que las facturas han sido expedidas de acuerdo con procedimientos internos correctos garantizando la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las mismas.

Si las facturas no cumplen con estos requisitos, la AEAT puede imponer sanciones tanto al expedidor como al emisor de la factura que pueden ser de hasta el 1% del valor de las facturas erróneas o incluso de hasta el 2% si esas facturas suponen más del 20% de la facturación total.

Si tiene alguna duda sobre cómo debe gestionar y realizar la facturación de su empresa no dude en contactar con nuestro Departamento de Contabilidad en el 91 714 04 89. 

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