Las sociedades y entidades mercantiles con actividad empresarial se enfrentan durante este mes de julio a una de las obligaciones empresariales más importante: la confección y presentación ante el Registro Mercantil correspondiente de las Cuentas Anuales correspondientes al ejercicio 2020, un ejercicio que ha estado marcado por la crisis del Covid19, por los malos resultados económicos de muchas empresas, por periodos de inactividad por la declaración del Estado de Alarma y por la situación de ERTE de muchos trabajadores. De cara a la campaña de confección y presentación de Cuentas Anuales 2020 surgen muchos interrogantes: ¿Quiénes están obligados a presentar estas Cuentas Anuales? ¿Cómo debe efectuarse dicha presentación y en qué condiciones? ¿Cuál es el plazo de presentación?

La campaña de confección y presentación de la Declaración de la Renta 2020 viene con algunas novedades este año que analizamos con detalle desde Arrabe Asesores, como expertos en la confección y presentación de Cuentas Anuales. 

¿Quiénes están obligados a presentar Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil?

Los sujetos obligados a confeccionar las Cuentas Anuales 2020, así como a presentarlas ante el Registro Mercantil correspondiente son todas las Sociedades Anónimas, las Sociedades de Responsabilidad Limitada, las Comanditarias por acciones o de garantía recíproca. Asimismo, las entidades gestoras de planes de pensiones y cualquier empresario que esté obligado a publicar sus Cuentas Anuales deberán cumplir con esta obligación.

Asimismo, existe una excepción a esta obligación tal y como se deduce de la sentencia del Juzgado de lo Mercantil número 4 de Barcelona en la que dispensa de la obligación de presentar cuentas anuales a los administradores concursales de una empresa concursada en liquidación. No obstante, la obligatoriedad existe y las empresas en fase de liquidación dentro de un concurso de acreedores deben presentar Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil, sólo siendo eximidas de ello si así lo establece un juez.

Celebración de Juntas en tiempos del Covid19

Tradicionalmente, las juntas de socios debían realizarse presencialmente en el domicilio social de la empresa con la asistencia de los socios que, a la finalización de la misma, debían dejar constancia de su firma aprobando las decisiones adoptadas en esa reunión. Con el estallido de la crisis del Covid19 y la limitación de aforos,  desde el pasado 3 de mayo de 2021, las compañías, que así lo deseen, podrán celebrar siempre sus juntas de forma 100% telemática. Así aparece contemplado en la Ley 5/2021, de 12 de abril, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. 

De este modo, las empresas que así lo deseen podrán celebrar las juntas de socios de manera telemática, cumpliéndose los siguientes requisitos:

En el caso de sociedades no cotizadas, rigen las siguientes normas:

  • Podrán celebrarse por videoconferencia que asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto.
  • Sus decisiones podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión, siempre que lo decida así el Presidente y sea solicitado por, al menos, dos de los miembros del órgano de administración.
  • La sesión se entenderá realizada en el domicilio social de la sociedad.
  • Si se solicitara la presencia de un notario en cualquier Junta, éste podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen su cumplimiento notarial y preserven su seguridad.

Para el caso de las empresas cotizadas, rigen las siguientes normas:

  • Las sociedades mercantiles cotizadas podrán celebrar sus Juntas de Consejo de Administración y Juntas de Socios por vía exclusivamente telemática, sin asistencia física de los socios o de sus representantes, siempre que se ofrezca la posibilidad de participar en la reunión por alguna de estas vías: Asistencia telemática; representación conferida al Presidente de la Junta por medios de comunicación a distancia o voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia.
  • Los administradores podrán asistir a la Junta por audiconferencia o videoconferencia.
  • Cualquiera de estas vías debe garantizar la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto.
  • Los acuerdos adoptados en dichas reuniones serán válidos cuando éstos se hayan adoptado por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple. Eso sí, siempre y cuando, todos los consejeros dispongan de los medios necesarios para ello y el Secretario reconozca su identidad, expresando esto en el acta y en la certificación de los acuerdos que se expida.

Plazo de presentación de las Cuentas Anuales del ejercicio 2020

El plazo ordinario para aprobar las Cuentas Anuales en Junta General es de 6 meses desde el cierre del ejercicio social, disponiendo de un mes desde la fecha de la Junta de aprobación del resultado del ejercicio 2020 para la presentación de las Cuentas Anuales del ejercicio en cuestión ante el Registro Mercantil.

Estos son los plazos que siguen la mayoría de empresas, pero habrá que atender a la fecha de cierre del ejercicio social y a la de la celebración de la Junta de aprobación del resultado para determinar el plazo para presentar ante el Registro Mercantil las Cuentas Anuales del ejercicio 2020. Por ejemplo, si hay una sociedad mercantil cuyo ejercicio social abarca desde el 1 de marzo de 2020 al 28 de febrero de 2021, deberá convocar la Junta de aprobación del resultado antes del 28 de agosto de 2021 debiendo presentar las Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil antes del 28 de septiembre de 2021.

Para poder cumplir con los plazos correctamente es necesario matizar que, si la recepción del envío se produce en horario en el que el Registro Mercantil correspondiente permanezca abierto, es decir, de 9:00 a 17:00 horas, se presentará a la hora de su recepción y si la recepción es de 17:00 a 8:59 horas se presentará a las 9:00 horas del primer día hábil siguiente. Si la recepción se produce en festivo, se presentará el día hábil siguiente a las 09:00 horas mientras que los envíos telemáticos realizados antes de las 00:00 horas del 30 de julio de 2021 se considerarán presentados dentro del mismo día del envío.

Presentación de las Cuentas Anuales fuera de plazo

Si no se presentaran las Cuentas Anuales en plazo con el límite máximo de un mes desde la fecha de celebración de la junta de aprobación, el Registro Mercantil puede llegar a imponer sanciones desde 1.200 hasta 60.000 euros por la presentación fuera de plazo.

Además, si ha transcurrido más de un año desde el cierre del ejercicio social sin que se hayan presentado las Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil, se procederá al cierre provisional de la hoja registral con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el Registro Mercantil sólo pudiendo reabrir la Hoja Social con el depósito de las Cuentas Anuales de los tres últimos ejercicios que serían actualmente los de 2018, 2019 y 2020.

Si tienen cualquier duda o desean confiar en Arrabe Asesores para la confección y presentación de los Libros de Cuenta Anuales póngase en contacto con nuestro Despacho en el teléfono 917 140 489 para solicitar presupuesto. 

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